Zoom宣布推出以AI為核心的協作文件解決方案Zoom Docs。由生成式AI助理Zoom AI Companion驅動的Zoom Docs，將幫助用戶在無需支付額外費用的情況下，於一站式智慧協作平台Zoom Workplace提升工作效率與團隊協作。
Zoom產品長Smita Hashim表示：「Zoom Docs是Zoom Workplace中首款由生成式AI打造的產品。用戶可以輕鬆地將Zoom會議中的資訊轉化為可編輯的線上協作文件或資料庫，幫助團隊最大化工作效能。Zoom Workplace付費方案用戶無需支付額外費用，即可使用全程由AI Companion支援的最新產品Zoom Docs，不僅幫助用戶創造更多價值，更讓他們能夠『快樂工作』並節省更多時間。」
Zoom Docs四大應用場景助團隊最大化協作效能
企業可以透過Zoom Docs解決現代工作團隊所面臨的諸多挑戰，例如減少重複性任務所花費的時間、避免資訊超載，以及增進跨部門協作。Zoom Docs透過Zoom AI Companion能夠將會議資料轉化為可編輯的線上協作文件，運用生成式AI加快內容撰寫，並根據個人和團隊的不同需求進行相應調整，從而提升生產力。Zoom Docs的AI優先功能更能協助Zoom Workplace用戶提升團隊協作的順暢性和效率，透過資訊整理優化生產力，並強化團隊資訊的流通性。Zoom Docs的四大應用場景包含：
一、提升線上會議協作效率：
當用戶開啟線上會議時，Zoom Docs將透過AI Companion簡化會議協作，幫助用戶將會議內容轉化為可編輯的協作文件，並將會議摘要集中管理於檔案當中，用戶也可以在會議過程中開啟Zoom Docs和與會者線上共編文件。
二、自動起草商業文件：
無論是撰寫文案、報告、或商業提案，Zoom Docs的AI Companion能夠協助跨國團隊輕鬆進行內容產製、修訂、摘要與翻譯。
三、簡化專案規劃過程：
專案規劃涉及許多繁瑣的事務，而Zoom Docs可以幫助用戶利用內建模板製作產品發佈、行銷活動等專案簡報，有效追蹤進度，節省時間。此外，Zoom Docs也能協助活動管理，透過整合專案相關資料，使進度、狀態和時程資訊透明化，方便管理人員追蹤和更新。
四、為團隊打造專屬的資料中心：
企業可以透過Zoom Docs為團隊建立專屬的資料中心，將所有資料集中於一個來源，以便用戶在資料中心內共同建立和編輯相關資訊，從而加速內容生成，並應用於企業新進員工入職訓練、績效追蹤等。
Zoom Docs運用AI Companion智慧功能助團隊發揮最大潛力
以強大的AI功能為核心，Zoom Docs將幫助團隊簡化工作流程。例如，用戶可以將AI Companion自動生成的會議摘要新增至易於編輯的文件中，省去記錄和手動複製筆記的時間，適用於一對一會議、對焦會議、腦力激盪、專案更新、討論、問答、客戶成功與用戶回饋等多種情境。此外，用戶也可以根據AI Companion會議轉錄功能產製內容，利用AI Companion的自訂或預設指令或查詢，進一步創建及修改內容。
AI Companion能夠修訂和優化文件內容，如文章、提案和大綱，根據上下文調整語氣和寫作風格，檢查語法和拼寫錯誤，並將內容翻譯成包括繁體中文在內的九種語言，幫助跨國團隊更有效地協作。
Zoom Docs將進一步提升Zoom Workplace的會議體驗，全方位強化團隊協作，確保與會者在會議前、中、後都能獲得一致的資訊。在會議開始前，用戶可以利用Zoom Docs聯繫同事並安排會議，簡化工作流程。而在會議期間，則能夠創建、分享和共同編輯文件，與會者無需離開會議視窗，即可即時跟隨主講者的內容、共編文件或留言評論；使用行動裝置參加會議的用戶則無需登入即可查看文件內容。
會議結束後，用戶可以自訂格式，創建包含會議相關背景資料的檔案，方便團隊成員在線上編輯和共享，並通過設置文件存取權限來簡化授權過程。此外，Zoom Docs也開放用戶在會議期間授予臨時訪問的需求，幫助團隊更高效地協作。用戶可以透過Zoom Team Chat和Zoom Mail在Zoom Workplace中共享文件，或直接邀請同事在Zoom Meetings中即時協作。
▲以AI為核心的Zoom Docs提供符合團隊需求與專案目標的客製化設計，支援包含文件、資料庫和表格等功能，全面提升一站式線上協作體驗。
Zoom Docs全面提升一站式線上協作體驗
Zoom Docs能夠根據用戶個人和團隊的不同需求，調整檔案格式，運用文字、表格、圖片和圖表等內容區塊來客製化文件，全面提升協作效率，並減少在多個應用程式之間傳遞資訊的時間。此外，Zoom Docs可以加入資料表格，確保每位團隊成員的工作內容與追蹤專案進度，並支援新增檢查清單、圖片、影像和標註等，使文件更具互動性，並利用多欄式版面靈活地組織內容。
用戶也可以在文件中嵌入來自Zoom Workplace或第三方平台的應用程式，如Zoom Whiteboard、Google Drive、Figma、X和YouTube，讓團隊成員可以於同一檔案中存取所有的資訊。面對眾多編輯中的文件時，用戶可將常用文件標記星號，或根據作者篩選，輕鬆整理與快速存取繁雜的檔案。
▲Zoom Docs能夠確保團隊間的資訊一致性，有效降低溝通成本，利用分工表格、檢查清單、及追蹤修訂等功能提升專案管理效率。
除增進團隊成員間的互動外，Zoom Docs也能確保團隊間資訊的一致性，有效降低溝通成本。例如，利用分工表格、檢查清單、及追蹤修訂等確認工作進度、時程、截止日期和負責人，多元的瀏覽模式如工作流程看板、日曆和區塊呈現也有助用戶查看相關資訊。
此外，用戶可以將團隊文件整理在專用的資料庫中，集中存取共享資訊。在搜尋資料時，Zoom Docs提供分組、篩選和排序等功能，輕鬆視覺化資訊並快速找到所需資料。一份Zoom Doc最多可以支援100位用戶同時協作，並可以在文件和註解中標註團隊成員。為確保資訊安全，Zoom Docs提供快速新增、移除和變更內部成員及外部使用者權限的功能，讓團隊成員能安心在文件中作業。
所有Zoom Workplace付費方案的用戶可立即使用搭載AI Companion的Zoom Docs。基礎（免費）用戶至多可建立10個Zoom Docs共享文件和無限量的個人文件（不包含AI Companion功能）。如基礎（免費）用戶欲解鎖Zoom Workplace中AI Companion的相關系列功能，可選擇升級至Zoom Workplace Pro、商業版或企業版方案。帳戶所有者和管理員可以隨時啟用或停用Zoom Docs中的AI Companion功能。
Zoom Docs於即日起開放Zoom Workplace應用程式版本6.1.6或更高版本的用戶使用。用戶可以透過Zoom官方網站、Zoom Docs產品頁面或Zoom Web App進行下載。
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