Google推出全新G Suite工作介面,便於後疫情時期的視訊會議、遠端協作

作者:G Suite副總裁暨總經理Javier Soltero

視訊會議、遠端協作、彈性工時:這些新的工作型式顯然會繼續下去。自COVID-19爆發以來,在與客戶和業務負責人的對話間讓我發現,工作環境的轉型已從原本理想中的長期目標轉變成當務之急。雇主和員工都想要更彈性的工作方式,而要實現這點需要有合適的技術。

但員工想要的不只是工作彈性而已。不論是在我們的專業上還是個人生活,遠距辦公的需求顯著提升。大家都告訴我們,運用不同工具處理過多資訊和任務,已經超出他們的負荷。與其學習其他工具,我們需要的是讓大家已經在使用的工具能更實用,且以整合、直覺的方式協同合作。

這也是為什麼我們今天要為大家介紹更好的工作介面。G Suite現在可以智慧地將你需要的人員、內容和任務聚集在一起,以便充分運用時間。我們正在整合視訊、聊天、電子郵件、檔案和任務等核心工具,透過整合這些工具讓你可以隨時隨地、輕鬆掌握一切。

高露潔棕欖(Colgate-Palmolive)和ATB Financial等客戶已經預先體驗這項新功能,並對於整合工作環境體驗有很棒的回饋。鐵山(Iron MountainIT終端使用者技術副總裁GeneMolloy表示,這項服務「無縫整合了G Suite的優點,讓我們能夠因為減少在不同工具間的轉換而更有效率,也因為有了較少的干擾讓我們可以專注在任務本身。」

將所有工具整合在一起

我們在研究如何進一步整合電子郵件、聊天和視訊這三大核心溝通服務時,決定從「收件匣」這個大多數人開始工作的地方著手。為了讓您可以直接從收件匣輕鬆加入視訊會議,我們將Meet帶進網頁、AndroidiOS版的Gmail中,而且讓所有人都可以免費擁有。此外,上個月我們也將Google Chat帶進網頁版的Gmail中,協助你可以更流暢地進行通訊,不需因為切換頁面標籤而中斷。很快地,Chat將可在AndroidiOS版的Gmail使用,讓你無論在哪裡都可以輕鬆地透過一個地方同時做更多事情。

pasted-image-0我們還透過新增共享檔案和任務,加強Chat聊天室的協作功能,讓聊天室可以為長期專案帶來更好的解決方案。透過在同一個地方快速進入共享聊天、存取重要文件和待辦事項,能讓群組中的每個人都可以輕鬆地在專案上獲得一致的訊息。此外,Chat能讓你建立涵蓋公司外部人員,例如承包商或顧問在內的聊天室,讓你的群組不僅能跨越不同部門、還能跨越組織進行溝通。

為了讓聊天室更加實用,我們新增了即時協作功能,讓你的團隊無需離開Gmail,即可打開並共同編輯文件。這樣你就可以更輕鬆地在目前工作的頁面直接進行協作例如,即時討論對文件所做的變更、分配新任務(或標記為已完成!),而無需在螢幕間進行切換。

3_docs_side-by-side.max-2000x2000這個新的整合工作環境也讓你輕鬆存取喜歡的第三方應用程式,包括DocuSignSalesforceTrello,讓您在任何對話中,不管是透過GmailChat,還是聊天室,都能獲得最新訊息並採取行動。

整合讓一切更好

我們不斷聽到使用者表示,切換應用程式會中斷他們的流程和專注力。因此,在這項新的整合體驗中,我們一直在思考如何協助工作更加流暢。舉幾個例子:你可以在聊天時快速加入視訊通話、將聊天訊息轉發至收件匣、透過聊天訊息建立任務這些全部都能彼此串接,讓你輕鬆管理工作流程,完成更多工作。

5_video_chat.max-800x800再來,因為快速找到你所需要的內容,這項功能對提高生產力而言至關重要,因此我們也將Gmail強大的搜尋功能擴展至Chat,所有內容都可以輕鬆在同一個地方找到。

最後,我們要介紹幾個工具,協助你排列優先順序、保持專注。你現在可以:

  • 釘選重要聊天室,讓它們更容易找到和取得
  • 將狀態設定為「請勿打擾」
  • 將狀態通知設定為「不在辦公室」,讓你更能保有自己的時間

如果你想親自嘗試這個新的整合工作環境,可以在此註冊。我們將在未來幾週開放給更多客戶使用,並會在準備好讓你嘗試時通知你。

MeetChat安全再升級

成功的彈性工作模式,需要組織持續維護使用者和資料的安全性和規範。超過600萬家企業信任並仰賴G Suite來保護其最敏感的資料。今天,我們也要宣布MeetChat多項新的安全功能。

在未來幾週,我們將會推出Google Meet的新安全功能,允許主持人決定誰可以參加會議或在會議中進行協作,以便更能掌控會議。從玩家和G Suite教育版客戶開始,這些功能將包括:

  • 敲門控制:參與者一旦被踢出,就不能再嘗試透過「敲門」進入同一場會議,除非主持人重新邀請他們
  • 安全鎖:主持人可決定哪位參與者可以在會議中聊天或簡報

此外,我們會將Gmail內建的強大網路釣魚防護功能擴展至Google Chat。例如,如果使用者點擊Chat內的連結,將會進行即時掃描,並標記是否包含惡意內容。請持續關注我們,以獲得新安全功能更多資訊。

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更多功能將在未來推出

溝通與協作的重點是讓大家保持連結,我們一直在尋找進一步整合我們產品的方法,協助大家共同合作、讓工作更有效率。我們最近推出的一些改善功能包括:直接透過手機收件匣回覆文件註解或異動、透過ConnectedSheets協助你連結和分析跨越組織的資料,以及在我們的硬體產品中新增加協作功能。(歡迎你觀看Google Cloud Next ’20OnAir的主題研討會,瞭解更多這些功能和其他新功能的相關資訊。)

b02.max-2200x2200未來,你會看到我們進一步擴展整合工作環境,包括直接在Gmail進行子母畫面視訊通話的功能;將GoogleMeet整合至我們的內容工具中,例如文件、試算表和簡報等。我們的目標是提供智慧、無縫的解決方案,讓每個人都能發揮自己真正的影響力,並能彈性地在想要的地方,用自己喜歡的方式工作。

展望未來,我們很高興能協助更多公司透過G Suite轉型至彈性的工作方式。我還記得我剛到Google的那幾週,我好驚訝Smart Compose可以毫不費力地完成我的句子,即便我在英文和西班牙文間轉換也難不倒它;或者是Google簡報不只是可以啟用,甚至直接建議我透過手機作簡報投影進行發表(而且還成功了!)。這些曾經讓我感到驚訝和喜悅的功能,現在成了我工作上不可或缺的功能。工作可以比想像中的更無縫、更彈性、更有效率,而對大家來說也應該如此。

以上文章轉載自Google台灣官方部落格

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